Algemeen
Iwema Consultancy staat voor duurzame inzetbaarheid van mensen binnen een organisatie, waarbij niet alleen de mens, maar ook de organisatie centraal staat. Wij begeleiden en behandelen mensen met psychische klachten, voeren psychologische onderzoeken en psychologische expertises uit, alsmede letselschade-expertises, bieden calamiteitenopvang, geven supervisie, begeleiden intervisies, zijn mediator, extern)vertrouwenspersoon en verzorgen leiderschaps- en vitaliteitstrainingen.

Iwema Consultancy heeft privacy hoog in het vaandel staan. Wij waarderen het vertrouwen dat u in ons stelt en vinden het van groot belang dat er zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. In dit privacystatement leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken – en met welke doelen. Slechts in uitzonderlijke gevallen zullen wij uw informatie doorgeven aan derden. Wij raden u aan dit statement zorgvuldig te lezen.

Persoonsgegevens
In het belang van uw begeleiding, behandeling, onderzoek of mediation, alsmede van de (financiële) administratie slaan wij uw persoons- en/of gezondheidsgegevens op. Wij bewaren alleen die informatie die relevant is voor de uitvoering van de dienstverlening en daar waartoe we wettelijk verplicht zijn.

Psychologische hulpverlening
Komt u bij Iwema Consultancy in verband met een psychologische interventie, een psychologisch onderzoek of expertise, de opvang en nazorg na een calamiteit, een coachingstraject, een training of een letselschade expertise dan worden uw naam en contactgegevens opgeslagen, alsmede rapportages en expertises met daarin uw (beperkte) persoonlijke- en gezondheid gegevens.

Indien het voor de administratieve en of financiële afhandeling door de opdrachtgever noodzakelijk is, wordt uw geboortedatum en/of BSN-nummer door ons opgeslagen. Waar nodig zullen wij u daarvoor uw specifieke toestemming vragen. De bewaringstermijn van deze gegevens is conform de beroepsvereniging van ons vraagt.

Vertrouwenspersoon
Neemt u contact op met de vertrouwenspersoon, dan worden, mits u hiervoor toestemming verleent, uw naam en contactgegevens opgeslagen, alsmede (persoons) -gegevens die betrekking hebben op de kwestie waarvoor u contact opneemt met de vertrouwenspersoon. De bewaringstermijn van deze gegevens is conform de beroepsvereniging van ons vraagt.

Mediation
In het kader van mediation worden uw naam en contactgegevens opgeslagen, alsmede alle stukken en gegevens die de mediator heeft bewaard in het kader van de mediation: de mediationovereenkomst, een eventuele vaststellingsovereenkomst, eventueel vastgelegde tussentijdse afspraken en andere door partijen of derden ondertekende stukken en verzonden facturen. De bewaringstermijn van deze gegevens is conform de beroepsvereniging van ons vraagt.

Opdrachtgever
In gevallen waarbij de opdrachtgever niet zelf de cliënt is, worden de gegevens van de contactpersoon van de opdrachtgever door ons opgeslagen. Alleen geautoriseerde medewerkers die betrokken zijn bij de (financiële) administratie, uw onderzoek, begeleiding, behandeling en mediation hebben op verzoek toegang tot de informatie die nodig is om de facturering te kunnen verifiëren. De bewaringstermijn van deze gegevens is conform de beroepsvereniging van ons vraagt

Bewaartermijnen
Vanuit de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) is Iwema Consultancy verplicht medische dossiers 20 jaar te bewaren. Voor het bewaren van mediationdossiers geldt een bewaartermijn conform de richtlijn van het MfN en hetgeen in art. 7:412 BW is opgenomen, dit resulteert in een bewaartermijn van minimaal 5 jaren na het beëindigen van de opdracht . Indien er sprake is van klachten en/of (gerechtelijke) procedure aangespannen tegen Dé Arbeidsmediators of de voor haar werkzame derden, kan de bewaartermijn worden verlengd tot maximaal 20 jaren na het beëindigen van de opdracht. 7 jaar na beëindiging van de mediation. In alle overige situaties worden uw gegevens 5 jaar na het afronden van het traject vernietigd. Indien u uw dossier eerder wilt laten verwijderen, dan kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Delen van informatie met derden
Behoudens voor zover vereist in verband met een wettelijke verplichting deelt Iwema Consultancy geen informatie met derden. Wanneer de werkzaamheden van Iwema Consultancy echter worden verricht door zelfstandigen in opdracht van Iwema Consultancy, zullen aan deze zelfstandigen de daartoe noodzakelijke persoonsgegevens worden verstrekt. Het kan zijn dat er door derden wel een verzoek wordt gedaan om informatie te delen. Dit zal nooit zonder overleg met u worden gedaan. U ontvangt een toestemmingsformulier waarin het doel, de aard en de naam van de persoon aan wie de gegevens worden verstrekt, vermeld staan.

Beveiliging
Iwema Consultancy zal passende maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens bij ons veilig zijn en dat misbruik van- en ongeautoriseerde toegang tot de gegevens beperkt worden. Toegang tot uw persoonsgegevens is afgeschermd voor onbevoegden. Daarnaast zullen wij onze beveiligingsmaatregelen regelmatig controleren en waar nodig updaten. We zullen uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk bewaren.

Rechten betrokkenen
Op grond van de wet heeft u het recht op inzage van de persoonsgegevens zoals die bij ons bekend zijn. Daarnaast heeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten wijzigen indien uw gegevens bij ons niet correct of volledig zijn. Ook heeft u op grond de wet het recht op overdraagbaarheid van gegevens: u kunt een kopie van de persoonsgegevens die bij ons bekend zijn opvragen, zodat u deze gegevens gemakkelijk kunt aanleveren bij een andere instantie.

Wanneer u van mening bent dat uw gegevens niet verwerkt zouden mogen worden, heeft u het recht om de verzamelde persoonsgegevens te laten verwijderen uit onze systemen.Uw recht op beperking houdt tenslotte in dat u de mogelijkheid hebt om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk stil te laten zetten. We mogen gedurende deze periode uw persoonsgegevens slechts beperkt verwerken. U heeft dit recht onder andere wanneer u met ons in contact bent om de juistheid van uw persoonsgegevens te checken en eventueel te laten wijzigen, of wanneer u het niet eens bent met de manier waarop wij uw gegevens hebben verzameld of verwerkt.

Vragen & klachten
Als u na het doornemen van deze verklaring onduidelijkheid heeft over de wijze waarop Iwema Consulancy omgaat met uw persoonsgegevens, wanneer u gebruik wilt maken van één of meer van de beschreven rechten, of wanneer u een klacht hebt over onze verwerking van uw persoonsgegevens kunt u een e-mail sturen naar info@iwema.org of bellen naar 0317-350646. Post kunt u sturen naar: Iwema Consultancy B.V., Utrechtseweg 447, 6865 CL, Doorwerth.

Mocht er met ons geen passende oplossing voor uw klacht worden gevonden dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. We raden u aan de website van de Autoriteit Persoonsgegevens te raadplegen om te bezien hoe u hen het beste kunt bereiken.